Cara Membuat Surat Permohonan Dispensasi

Surat Dispensasi merupakan surat yang dibuat untuk diberikan kepada seseorang atau kelompok (instansi, sekolah, lembaga, perusahaan, dan lain sebagainya) agar di pembuat surat mendapatkan izin untuk meninggalkan tugas utamanya sementara, karena adanya tugas atau kegiatan yang lebih penting. Surat ini tentu saja sudah tidak asing lagi ditelinga kita. Alasan dibuatnya surat ini pun biasanya masih berkenaan dengan kepentingan perusahaan, sekolah, instansi dan lainnya.
Mengenai struktur surat ini sama seperti berbagai jenis surat resmi lainnya. Surat dispensasi memiliki tiga bagian utama yaitu :

1. Kepala Surat

Bagian ini adalah bagian yang paling menunjukkan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi. Bagian ini biasanya terdiri dari kop surat lengkap, keterangan surat (nomor surat, lampiran, dan perihal yang terdapat kata dispensasi di dalamnya), serta keterangan tujuan (nama yang dituju, jabatan, dan tempat)

2. Isi Surat

Bagian kedua dalam surat permohonan dispensasi ini adalah bagian isi. Bagian ini terdiri dari pernyataan dari pihak yang membutuhkan dispensasi, keterangan tempat dan waktu acara yang akan diikuti, serta kesimpulan yang merupakan harapan agar permohonan tersebut mendapatkan persetujuan.

3. Penutup Surat

Sama seperti surat-surat lainnya, surat permohonan dispensasi ini juga memiliki bagian penutup. Bagian yang merupakan bagian akhir surat ini terdiri dari keterangan waktu dan tempat surat dibuat, identitas pemohon dispensaso, kolom tanda tangan (dalam beberapa hal terkadang perlu dibubuhkan materai)

Setelah mengetahui apa itu surat permohonan dispensasi dan bagaimana struktur atau format surat tersebut, berikut ini kami berikan pula beberapa contoh surat permohonan dispensasi.

Contoh 1 :

Surat Dispensasi

Nomor : XII/AUA/121016

Lampiran : 1 hal

Perihal : Surat Dispensasi Kerja

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                         : Ario Sudiaji

NIP                            : 12345678910

Pangkat / Gol Ruang : II/B
Jabatan                      : Kepala Pemasaran
Unit Kerja                 : Pemasaran Dalam Negeri

Dengan ini memberikan dispensasi kepada:

Nama                         : Reno Andara
Tempat/Tgl. Lahir     : 17 Juni 1990
Jenis Kelamin            : Laki-Laki
Pendidikan                 : S1 Ekonomi
NIP                             : 171896523485
Pangkat / Gol Ruang  : III/C

Jabatan                        : Staff Pemasaran Dalam Negeri
Lokasi Kerja               : Ruang Kantor Pemasaran

Untuk mengikuti serangkaian pelaksanaan pelatihan pemasaran dan distribusi bisnis yang diadakan Kepemerintahan pada 05 – 08 Maret 2018 di Hotel Swarna Dwipa Jakarta. Berikut dilampirkan pula undangan resmi dari acara terkait.

Demikian surat keterangan dispensasi ini kami buat, agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

                                                                                                             Palembang, 27 Februari 2018

                                                                                                       Kepala Pemasaran Dalam Negeri




                                                                                                                        Ario Sudiaji
                                                                                                                    NIP. 12345678910

Contoh 2 :

Nomor : 014/SMA Negeri 1 Palembang/Disp-XI/18
Lampiran : –
Perihal : Dispensasi Kegiatan Lomba Cerdas Cermat

Kepada : Yth. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Palembang

Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan lomba cerdas cermat menyambut Hari Pendidikan Nasional yang diselenggarakan oleh Diknas Pendidikan Palambang.

Dengan ini saya sampaikan bahwa siswa berikut :

Nama : Sheila Andriani
Kelas : XI-D Jurusan IPS

Untuk diberikan dispensasi sehingga bisa tidak mengikuti proses kegiatan belajar mengajar di sekolah selama kegiatan lomba berlangsung, yaitu pada :

Hari/Tanggal : Senin, 05 Maret 2018
Pukul : 08.00 – 15.00 WIB

Tempat : Gedung Diknas Pendidikan Palembang, Sumatera Selatan

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga bisa menjadi bahan pertimbangan. Atas waktu dan perhatiannya saya ucapkan terimakasih.


                                                                                                          Palembang, 27 Februari 2018

                                                                                                Wali Kelas, Kelas XI-D Jurusan IPS




                                                                                                              Teno Ruspian, S.Pd.
                                                                                                          NIP. 1895621258649520

Demikianlah ulasan kami mengenai surat permohonan dispensasi. Semoga bermanfaat.