Tips Membuat Surat Penangguhan Pembayaran Barang

Dalam dunia perdagangan, tentu saja ada hal yang namanya bayar membayar. Dan setiap penjual pasti mengharapkan setiap pembelinya membayar tepat waktu. Hal ini disesuaikan dengan kesepakatan antara kedua belah pihak baik secara tunai maupun kredit. Ada kalanya pembeli mengalami kesulitan keuangan atau beberapa hal lainnya yang menyebabkan tertundanya pembayaran barang tersebut.

Jika terjadi hal yang demikian, hendaknya ada itikad baik yang dilakukan oleh sang pembeli kepada pihak penjual. Dalam hal ini pengajuan surat penangguhan pembayaran adalah langkah yang tepat untuk dilakukan. Surat ini hendaknya dilayangkan segera kepada pihak pembeli sebagai wujud tindakan baik seorang pembeli.

Lalu sebenarnya apakah yang dimaksud dengan surat penangguhan pembayaran tersebut?. Surat penangguhan pembayaran adalah sebuah surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya adalah meminta atau memohon kepada penjual agar pembayaran dapat diundur atau ditunda untuk beberapa waktu. Jika akan mengirimkan surat ini, maka waktu yang tepat untuk mengirimkannya adalah sebelum pihak penjual memberikan surat penagihan pembayaran atau sebelum tibanya tanggal jatuh tempo.

Sebelum menulis surat ini, ada baiknya anda memperhatikan beberapa hal yang perlu dituliskan dalam surat penangguhan pembayaran, diantaranya adalah :

1. Alasan dibuatnya surat penangguhan pembayaran
2. Kapan dan dengan cara yang seperti apa hutang atau tunggakan tersebut akan dibayar
3. Pernyataan permohonan maaf atas penundaan tersebut
4. Hal lainnya yang mungkin bisa meyakinkan pihak penjual bahwa hutang tersebut akan dilunasi.

Jika sudah mengetahui beberapa hal diatas, selanjutnya kami akan memberikan cara atau tips menulis surat penangguhan pembayaran barang yang baik dan benar. 

1. Hubungkan surat penangguhan pembayaran dengan surat pengiriman pembayaran barang yang belum terlunaskan.
2. Jelaskan dengan bahasa yang baik dan sopan bahwa pembayaran belum dapat dilunasi dengan disertai bukti dan alasan yang kuat dan logis.
3. Selanjutnya jelaskan pula kapan hutang atau tunggakan tersebut akan dilunasi
4. Jelaskan juga bagaimana acara pelunasan tersebut akan dilakukan.
5. Jangan lupa berikan pernyataan maaf atas penundaan tersebut.
6. Sebutkan beberapa hal yang perlu dicantumkan untuk meyakinkan penjual
7. Akhiri surat tersebut dengan ucapan terima kasih.

Nah sudah paham kan mengenai cara penulisan surat penangguhan pembayaran barang yang baik dan benar?. Namun untuk lebih jelasnya lagi, kami akan memberikan contoh surat penangguhan pembayaran barang.

Contoh :

CV. BUANA INDAH

Jl. Jendral Sudirman  No. 415

Palembang, Sumatera Selatan

===================================================================================

No : 56/BI/VI/2017                                                                                                                          03 Juni 2017

Hal : Penangguhan Pembayaran

Kepada

Yth. Direktur PT. Maju Utama

Jl. Perwira No.269

Jakarta Selatan

Dengan Hormat,

Kami beritahukan kepada saudara bahwa menurut buku catatan kami, bahwa kami masih mempunyai sisa hutang Rp. 15.500.000 (lima belas juta lima ratus ribu rupiah), yaitu faktur no. 126/MU/V/2017 yang harus lunas pada tanggal 6 Juni 2017 yang akan datang.

Berhubung pada akhir-akhir ini di daerah pertokoan sedang terjadi perbaikan jalan dan pembangunan jembatan yang menyebabkan sebagian toko kami tidak dapat beroperasi untuk beberapa waktu, maka usaha kami sedikit mengalami kemunduran bahkan barang-barang yang baru saja kami datangkan dari perusahaan Saudara belum sempat kami pasarkan.

Berkenaan dengan keadaan itu, kami mohon kerelaan saudara agar faktur tersebut dapat ditunda pembayarannya sampai pada awal Juli 2017 mendatang.

Mudah-mudahan kelonggaran waktu yang Saudara berikan kepada kami dapat kami pergunakan untuk berusaha semaksimal mungkin sehingga dapat melunasi hutang tersebut tepat pada waktu yang kami janjikan.

Demikianlah pemberitahuan kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami

CV Buana Indah

  


Agung Wicaksono

Itulah ulasan kami mengenai surat penangguhan pembayaran barang. Semoga bermanfaat dan semoga dapat membantu anda dalam membuat surat tersebut. Sampai jumpa di ulasan menarik kami yang berikutnya. Salam sukses selalu.